Le Vienna Convention Bureau fut crée en 1969, avec le soutien de la mairie de Vienne et de la Chambre de Commerce et d’Industrie de Vienne.Composée de 11 personnes, cette équipe est dirigée par Christian Mutschlechner.

 

Le Vienna Convention Bureau dispose d’un budget annuel de 2,9 millions d’€. 45% de ce budget est consacré aux frais de personnel, 49% est dédié au marketing, et les 6% restant sont pour les dépenses liées aux voyages.

 

Cette structure propose de participer au financement de certains congrès. Pour pouvoir bénéficier de cette aide, il faut remplir certains critères : la délégation doit être composée de 50% de non-autrichiens, le congrès doit se tenir entre novembre et mars, ou entre juillet et aout et la délégation se doit de séjourner dans un hôtel viennois. Le montant maximum accordé s'élève à 36,000€, seul les congrès importants peuvent prétendre à ce montant.

Cette structure possède une licence Eco-Label for Green Meetings and Events depuis 2011. Offrir la possibilité au délégations d’organiser des évènements éco-responsables corrèle avec la demande actuelle. En effet, le Vienna Convention Bureau a vu son nombre de congrès “vert” croître nettement, passant de 56 en 2014 à 90 en 2015.

 

Ce Convention Bureau avait développé une application mobile en 2013. Mais face à une demande trop faible, ce produit fût stoppé en début d’année.

 

Parallèlement à cela, le Vienna Convention Bureau propose quelques services venant enrichir son offre. Par rapport à la communication, il propose aux organisateurs de congrès de diffuser gratuitement des brochures, des plans de la ville et des vidéos aux délégations lors de leur arrivée. Communiquer l’évènement sur le calendrier tenue en ligne est aussi un service gratuit qui est fournit.

 

Par ailleurs, pour faire parler de lui et pour attirer de nouveaux congrès, la structure est très présente sur les salons du tourisme d’affaires à travers le monde (le VCB sera présent sur plus de trente salons en 2016).

 

Pour finir, la politique de présence sur les réseaux sociaux adoptée par le VCB est notable. En effet, présent sur Facebook, Twitter, Youtube et Foursquare, le VCB a mis en place sur son site internet un outil permettant de suivre en direct tout les posts qu’ils effectuent sur les différentes plateformes sur lesquelles ils sont actifs, cet outil est la Social Media Newsroom.